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关于2017届毕业生档案归档及转递工作安排的通知
2017-05-28 15:17     (点击: )

 

校内各二级学院及相关部门:
根据2017年学校毕业生就业工作部署,我校毕业生档案归档相关工作已经展开。为保证该项工作准确无误、高效有序进行,档案馆与各二级学院及相关部门分工合作,具体时间安排及任务要求如下:  

一、档案材料合并归档内容:  

1.成绩单、学位授予申请表(本科有);  

2.毕业生登记表、学年鉴定表、派遣证(升学学生没有派遣证);  

3.奖惩材料(市级以上奖励材料、校级以上处罚材料原件);  

4.专升本报考材料(考上专升本的学生有);  

5.学籍异动材料(有此情况的)  

请各学院到相关部门取以上各种材料,检查材料是否盖好相应部门的公章。  

建议以上材料以毕业生登记表为外皮,其他材料逐一核对准确后夹在毕业生登记表内,每个学生组成一卷。按照院、班级、学号顺序排列,以班级为单位打包后,按照时间安排到档案馆与其在校档案合并归档。  

二、归档时间安排:  

 

2017届毕业生合并归档时间安排  

序号  

院  系  

负责人  

毕业生数  

办公电话  

手机号  

时 间  

(材料齐全可提前预约)  

1  

电力学院  

黄玉东  

568  

31975505  

13700055336  

6月26日  8:00 -12:00  

2  

文法学院  

刘洪抵  

174  

31975675  

13998100328  

6月26日  13:30-16:00  

3  

新能源学院  

刘海玉  

172  

31975315  

13998870321  

6月26日  13:30-16:.00  

4  

能源与动力学院  

王学武  

392  

31975535  

13898858680  

6月27日  8:00 -12:00  

5  

自动化学院  

胡曼霖  

452  

31975565  

18624064312  

6月27日  13:30-16:00  

6  

信息学院  

赵大鹏  

400  

31975615  

13079200191  

6月28日  8:00 -12:00  

7  

机械学院  

孙泰鹏  

242  

31975605  

13322486877  

6月28日  13:30-16:00  

8  

经济与管理学院  

周  宇  

615  

31975645  

13940092128  

6月29日  8:00 -12:00  

9  

国际教育学院  

葛忠强  

348  

31975855  

13080842259  

6月29日  13:30-16:00  

 

 

三、合并归档完成后不参加邮寄的特殊学生档案,请以学院为单位按以下分类方式处理:  

1. 考入本校研究生的学生  

2. 延长学制的学生  

3.在校保留档案的学生  

请各院辅导员老师将其档案抽出、分别打包并附上学生名单。  

Excel电子版名单RTX发给高晶老师。  

表格见附件一  

 

 

2017届毕业生档案在校不参加邮寄学生名单      (类别)  

(类别:1.考入本校研究生;2延长学制; 3..在校保留。请按照以上类别分类填写)  

序号  

院系  

班级  

学号  

姓名  

学生长期可联系电话  

   

   

   

   

   

   

 

四、毕业生档案的转递  

1. 毕业生档案的邮寄方式  

按照国家教育部及国家邮政总局的最新规定,大学生档案转递一律使用EMS快递进行邮寄,不再使用机要通道转递。由于快递的安全性比机要弱,因此学生要加强档案意识,及时查询档案下落,办理落档手续,避免档案丢失。  

2. 毕业生档案转出后的查询  

应届毕业生档案7月中旬集中邮寄,档案寄出两周后,学生可向落档单位查询是否已收到档案,办理落档登记手续。如果档案未到,可向学校档案馆电话咨询  

学生档案邮寄EMS编号将在党政办公室档案馆网站上公布,EMS网上查询期限为半年,学生务必抓紧查档,避免超期无法追踪档案下落。如因学生本人查档不及时造成档案丢失,后果由学生负责,学校不承担责任。  

3. 档案邮寄信息的填写  

1)单位名称的填写要完整,不得使用简称。例如:  

 

收件单位名称:中国石油天然气股份有限公司广东佛山销售分公司    

(√)  

收件单位名称:中石油佛山销售公司    

(×)  

 

2)单位名称与地址对应一致,填写规范。例如:  

 

收件单位名称:中国石油天然气股份有限公司新疆油田分公司(人事处)  

收件单位地址:新疆克拉玛依市迎宾大道36  

(√)  

收件单位名称:中国石油天然气股份有限公司新疆油田分公司(人事处)  

收件单位地址:中国石油天然气股份有限公司新疆油田分公司(人事处)  

(×)  

收件单位名称:新疆克拉玛依市迎宾大道36  

收件单位地址:新疆克拉玛依市迎宾大道36  

(×)  

 

3)对于各地人社局等人事机构,下发地址库,如个别具体地址无法核实,可填写该机构所在市(县、区)的名称,收件单位名称仍必须完整填写。  

4. 其他需特别强调的情况  

1)各学院务必于6月30日前上交电子版学生档案邮寄信息统计表,档案邮寄信息登记原则上要由学生本人亲自完成,各学院上交电子表格同时上交加公章纸质表格一式两份,档案馆审核盖章后返给各学院一份分别存档。对于因档案转递信息填写原因造成的退档、延期、遗失、私自拆封等情况,学生本人将承担由此产生的一切后果。表格见附件二。  

2)表格样式。(以Excel表格形式报送至档案馆)  

 

 

学院  

专业  

班级  

姓名  

性别  

学号  

生源地(省、市)  

身份证号  

学生联系电话  

档案收件单位名称(可精确到具体部门)  

档案收件单位地址[请输入省、市、区、县、街路、门牌号等完整信息]  

收件单位联系人  

收件单位电话  

备注  

 

注:  

①班级内所有学生都要填写此表,包括延长学时等档案不邮的学生;上届延长至今年毕业的学生也要填写该表。  

备注栏中填写的内容为:延长学制、在校保留、参军、休学、考入本校研究生。  

②联系电话要填写毕业后也能找到学生本人的电话号码,用于后期一旦档案邮寄出现问题联络所用。  

五、归档及邮寄档案工作地点: 行政楼102室档案馆综合档案库房  

人:  31975104  13940385886  

程长辉  31975371  13898190988  

范一航  31975373  孟宪秋  31975372  

 

沈阳工程学院党政办公室/档案馆    

                                                               

 

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