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关于2016级新生学生档案建档工作通知
2016-09-20 14:47     (点击: )

 

为保证2016级新生入学后学生档案及时准确建档,按照《沈阳工程学院学生档案管理暂行办法》中关于新生建档工作要求执行如下:  

一、新生档案收集、建档  

二级学院、研究生部指定专人(辅导员)负责接收、汇总、建立新生入学档案。  

相关部门负责按时将新生入学登记表、学生学籍卡等材料发放到二级学院。研究生部负责发放与研究生相关的材料。统一印制的档案袋由档案馆发放到各学院。  

二、新生档案归档范围:  

1)新生入学档案,是指学生在升入我校前的档案,一般包括以下材料:  

高考录取材料(包括"高考考生报名登记表"、"高考考生体检表、高考志愿表"等材料)、高中档案(高中毕业生登记表或高中学籍卡)、其他材料(指团员、党员材料和奖励、处分材料);  

2)专升本学生的专科毕业生档案;研究生的本科毕业生档案;  

3)入学后新生登记表。  

三、新生档案归档时间及要求:  

1)新生档案在学生入学三个月内完成建档,包含学生高中档案和高校新生入学登记表,于12月1日前完成向档案馆移交;  

2)新生入学后,自带档案交到本学院辅导员处,对于档案直接邮寄或其他情况档案未能及时到达的,由学生本人到原教育管理部门或学校索取,必须在三个月内交到所在二级学院、研究生部;  

3)在规定时间内,无正当理由未移交的档案,档案馆不再受理。滞交的学生档案的管理和转递由持档单位自行办理;  

4)新生档案建档数据编码要求:  

新生档案建档明细请在学生个人档案袋上的明细处填写或勾选。  

学生档案编号和学生学号相同,以班级为单位统一编制,并在学生档案袋下角标注学生档案编码、院系、班级、姓名(打印信息条并粘贴),装入沈阳工程学院学生档案袋。以班级为单位、学号为顺序整理建档,每个班级附学生档案名单一份。  

四、上报数据及纸质表格规范  

1.以班级为单位归档信息EXCEL表如下:(学生基础数据由教务处分班信息数据共享生成),归档时纸质和电子表格同时上交。院系填写简称。  

院系建档签字:档案馆接收签字  

 

院系  

班级  

学号  

(档案号)  

姓名  

性别  

学籍变动(变动内容时间去向)  

缺失材料登记  

备注  

 

2.学生个人档案封皮信息:(学生基础数据由教务处分班信息数据共享生成),打印信息条并粘贴在学生个人档案袋底部。院系填写简称。  

 

院系  

班级  

学号  

(档案号)  

姓名  

性别  

学籍变动  

(变动内容时间去向)  

备注  

院系  

班级  

学号  

(档案号)  

姓名  

性别  

学籍变动  

(变动内容时间去向)  

备注  

院系  

班级  

学号  

(档案号)  

姓名  

性别  

学籍变动  

(变动内容时间去向)  

备注  

院系  

班级  

学号  

(档案号)  

姓名  

性别  

学籍变动  

(变动内容时间去向)  

备注  

院系  

班级  

学号  

(档案号)  

姓名  

性别  

学籍变动  

(变动内容时间去向)  

备注  

 

 

联系人:档案馆校部 211室 程长辉  31975371  

406室 高  晶  31975104  

   

 

 

 

 

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