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沈阳工程学院学生档案管理暂行办法
2016-06-01 10:45     (点击: )

 

沈阳工程学院学生档案管理暂行办法  

第一章 总 则  

第一条按照学校档案统一管理的要求,为实现学生档案管理的标准化、规范化,根据中央组织部和国家档案局制定的《干部档案工作条例》和教育部27号令《高等学校档案管理办法》的规定,结合我校实际,特制定本办法。  

第二条学生档案是反映学生个人经历和德、智、体各方面表现的历史记录,主要是在校学生从参加高考、录取入学到毕业期间所形成的各种文件材料。  

第三条学生档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度,坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。  

第四条  全校各部门及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定,依法行使与学生档案事务有关的权利,履行应尽的义务。  

第二章 机构及职责  

第五条  学校建立由分管学生档案工作副校长、档案馆、学生档案相关部门分管学生工作负责人及专、兼职学生档案员组成的学生档案工作网络。  

第六条  学校档案馆的管理职责:  

学校档案馆负责学生档案工作的组织协调、学生档案的集中保管,对二级学院、研究生部的学生档案工作监督、指导和检查。  

(一)按时接收建档的新生档案,建立目录,入库上架;  

(二)办理学生档案的查阅、借阅;  

(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;  

(四)做好学生档案的安全、保密工作;  

(五)制定和完善学生档案管理规章制度;  

(六)办理其它有关学生档案事项。  

第七条  二级学院、研究生部等相关部门管理职责:  

(一)二级学院、研究生部负责新生档案建档,负责接收、汇总新生入学档案。负责收集整理在校期间形成的档案材料并按照学年按时归档;  

(二)学生处负责按时将新生入学登记表、学生学籍卡、学生学年鉴定表、毕业生登记表发放到二级学院。研究生部负责发放与研究生相关的材料;  

(三)教务处负责按学院、专业、班级学号顺序将学生成绩单、毕业生学士学位申请表发放到二级学院。研究生部负责研究生毕业生材料发放;  

(四)招生就业处负责按学院、专业、班级学号顺序将学生就业通知书、就业信息和档案邮寄地址的数据发放到二级学院。研究生部负责研究生毕业生档案数据信息发放;  

(五)在归档时间内,二级学院、研究生部负责将新生档案向档案馆整体移交,按专业、班级编制办理学生档案移交手续,交接记录一式两份。档案馆不接收学生送交的档案;  

第八条各部门及学生个人要重视学生档案管理工作,保证材料收集归档工作顺利进行。严禁伪造、涂改、圈划、损毁学生档案材料。要向学生普及宣传学生档案相关知识,使其对学生档案的重要性有一定的认识和了解。  

第九条对违反规定,造成学生档案缺损、遗失、泄密的单位和个人,学校将按照《中华人民共和国档案法》等有关规定处理。  

第三章 学生档案归档要求、范围、时间  

第十条  新生档案建档要求:  

(一)新生档案建档编码要求:  

学生档案编号和学生学号相同,以班级为单位统一编制,并在学生档案袋下角标注学生档案编码。按年级、专业、班级、学号顺序整理,装入沈阳工程学院学生档案袋。每个班级附学生档案名单一份;  

(二)以班级为单位建立学生档案EXCEL表,归档时纸质和电子表格同时上交。  

 

院系  

班级  

学号  

姓名  

学籍变动  

缺失材料登记  

移交签字  

接收签字  

备注  

 

第十一条归档范围:  

(一)本、专科学生的高中档案;专升本学生的专科毕业生档案;研究生的本科毕业生档案;  

(二)学生在校期间归档材料的范围:  

1.新生入学登记表;  

2.学生学年鉴定表;  

3.学生学籍卡;  

4.党、团材料;  

5.学生在校期间奖惩材料;  

6.学生成绩单;  

7.毕业生登记表;  

8.学士(硕士)学位申请表;  

9.毕业生就业通知书第二联;  

10.学籍异动材料;  

11.毕业生体检表;  

12.其它经学校审定为有必要归档的材料。  

第十二条归档时间及要求:  

(一)新生档案在学生入学三个月内完成建档,包含学生高中档案和高校新生入学登记表,每年12月1日前完成向档案馆移交;  

(二)新生入学后,对于档案直接邮寄到校的,档案未能及时到达的,由学生本人到原教育管理部门或学校索取,必须在三个月内交到所在二级学院、研究生部;  

(三)学生学年鉴定表、奖惩等材料,由二级学院、研究生部负责收集,按照院系、专业、班级、学号顺序在每年12月1日前进行年度归档;  

(四)本、专科学生的成绩单、学士学位申请表、毕业生体检表、就业通知书,在每年7月1日前由相关部门移交至二级学院,由二级学院负责按照院系、专业、班级学号顺序归档;研究生的成绩单、硕士学位申请表、毕业生体检表、就业通知书等由研究生部负责按照专业、班级学号顺序及时归档;  

(五)在规定时间内,无正当理由未移交的档案,档案馆不再受理。滞交的学生档案的管理和转递由持档单位自行办理。  

第十三条归档要求:  

(一)各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件;  

(二)归档材料应当完整、真实,文字清晰,对象明确,有形成材料的主办部门的审批及日期;  

(三)凡规定由组织审查盖章的,应当加盖公章。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等,须由学生本人签字;  

(四)学生个人填写的材料,须由其本人签署与录取名册一致的姓名,不得用同音字或不规范用字代替,不得更改;  

(五)归档材料一律采用A4纸张,用碳素或蓝黑钢笔书写,归档材料必须是原件;  

(六)对于不符合要求的归档材料,移交单位要按规定重新组织办理补交。  

第四章 学生档案保管与利用  

第十四条根据安全保密和便于查找的原则,对学生档案要进行严密、科学的管理。  

(一)学生档案要有专门人员管理,建立专用库房,配备安全防范设施;  

(二)学生档案装具要规范、统一;  

(三)学生档案不得随意更改、抽出和销毁,如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出和销毁的,须经学生管理部门和学院负责人共同提出意见,报学校主管领导批准。  

第十五条因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:  

(一)校内人员查阅学生档案须持各学院及有关部门开具的介绍信;  

(二)外单位人员查阅学生档案须持所在单位开具的介绍信和查阅人工作证;  

(三)任何人不得以任何理由查阅本人及其亲属的档案材料;  

(四)查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。如有此类行为者将按档案法规追究责任;  

(五)学生档案原则上不外借。因特殊情况外借时,必须由借出单位说明理由、开具借出证明材料,并经主管校领导批准。  

第五章 学籍变动  

第十六条学籍管理部门在每学期开学后的一个月之内将上学期的学籍变动通知单送交档案馆,档案馆要在5个工作日内完成变动登记和档案调整。  

第十七条对调整专业、休学、降级的学生档案,档案馆在接到学籍变动通知单后,要及时将原班级的名字注销、注明原因并将其档案转入新班级;对于退学学生的档案,要在退学手续办理完毕并在学籍管理部门出具证明后,按有关规定转出学校。  

第十八条学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由档案馆保管,刑满释放、解除劳教或重新就业的,其档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门。  

第十九条学生出国不归、失踪、死亡,其档案作为非在校学生档案妥善保存和处理。  

第六章 学生档案转递  

第二十条  毕业生档案的转递,由校档案馆负责,各学院配合,按以下规定进行:  

(一)招生就业处负责向档案馆、二级学院提供包括学生基本情况、就业信息和档案邮寄地址的数据库,包含接收学生档案部门的全称,所在省、市、路(街)及门牌号,作为档案馆邮寄学生档案和查询相关信息的依据。研究生部负责向档案馆提供研究生就业信息和档案邮寄地址数据;  

(二)档案馆在各种材料收集齐全后的10个工作日内将本专科毕业生档案转出。研究生档案的转递时间根据实际情况及时转出。  

第二十一条转递学生档案应遵守下列规定:  

(一)学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋,经严格密封后通过档案转递专用通道(如:机要)寄送、转递,必要时可派专人送取。学生档案一般不得以普通函件邮寄或交由本人自带;  

(二)对于学生退学、出国或死亡等发生学籍变动的情况,相关部门应及时书面通知档案馆办理档案转递手续;  

(三)转出的档案必须经过复核,保证材料的完整、齐全,不得扣留部分材料或分批转出;  

(四)转出的学生档案必须详细填写“学生档案转递通知单”,严密包封;  

(五)用人单位提取学生档案,必须持单位人事部门介绍信和本人身份证,档案馆经核实后,方可提取;  

(六)档案馆要做好转递信息的登记工作,对转递介绍信存根、邮寄证明与接收回执等要归档保存,以备查询。  

第七章  档案的保管与丢失处理  

第二十二条  学生毕业、转学、退学档案须在三个月内转出,学校原则上不负责保管,如有特殊情况,档案需在学校保存的,可填写《档案暂存申请表》,由主管档案的领导批准后,方可由学校档案馆暂时代为保管。保管最长期限为两年。  

第二十三条  对于办理出国、参军的学生,按政策可以保留学籍,其档案可按有关规定办理。  

第二十四条  档案丢失,原则上不予补办。如有特殊情况,学生本人携带毕业证、身份证并填写《档案补办申请表》,经主管领导批准后,方可补办。补办的档案仅有学籍复印件。  

第八章  奖励与处罚  

第二十五条  学校将学生档案工作纳入二级学院、研究生部年度主要办学目标考核体系。按年度评选校级学生档案管理先进个人,对每年按时归档,出错率在0.1%以内的二级学院、研究生部的学生档案负责人及档案员给予表彰。  

二十六条  有下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。  

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;  

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;  

(三)涂改、伪造档案的;  

(四)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;  

(五)其他违反档案法律法规的行为。  

第九章  附 则  

第二十七条  本办法自发布之日起实施。  

 第二十八条  本办法由沈阳工程学院党政办公室/档案馆负责解释。

 

 

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