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沈阳工程学院办公室收文处理程序及规范
2014-09-09 09:30     (点击: )

一、收文处理程序

(一)上级部门来文的处理程序  

1、所有文件拆阅后应逐一登记,然后将“文件传阅批办单”附于文件首页。  

2、将文件交办公室负责人签写批办意见。  

3、按照办公室负责人批办意见呈送有关校领导批示。  

4、根据办公室负责人批办意见和校领导批示意见办理。  

5、将办理完的来文归档。  

(二)校外单位来往函件的处理程序  

凡标有“沈阳工程学院(或党委)收”、“沈阳工程学院党委、校长办公室收”或其他未指明校领导个人亲收的信件,办公室机要秘书均应拆阅、登记、分类,并按下列规则办理:  

1、需要校领导批示具体意见的,按照上级部门来文的处理程序处理。  

2、属办公室职责范围内的事项,报校办主任或副主任阅处。  

3、属于群众来信的,按信访工作程序处理。  

4、属于组织函调的,转交党委组织部处理。  

5、将重要函件转交其他职能部门时,应履行签收手续。  

二、收文工作要求

(一)收文处理总原则  

1、必须做到及时、准确、保密,不拖拉、不积压。  

2、根据文件内容分轻重缓急及时送阅,遇有急件应在送校领导阅批的同时,复印一份送相关职能部门。  

3、传阅时,应以办公室机要秘书为中心点进行传阅,尽量避免文件传阅对象之间的横向传阅。  

4、如遇校领导和职能部门阅文时间过长,应通过适当方式及时提醒。  

5、及时催办,定期检查文件阅办情况。  

(二)具体环节要求  

1、登记:收到文件首先要检查文件袋有无破损,发现问题要及时查明原因并向发文机关报告;收文后及时拆封、清点、查对;各种文件、资料要分别登记,注明来文日期、文件号、标题、密级、份数。  

2、送阅:密级文件应及时送相关校领导阅批,并存放保险柜内。厅级以下领导阅览密级文件须到机要室。  

3、借阅:建立借文登记本;借出文件时,应审查借阅人是否符合文件阅读范围的规定;严格履行借阅登记手续;归还文件时,经核对无误后,立即注销。  

4、回收和销毁:每年及时向市委办公厅清退市级以上文件;每年按规定将可留存的文件送交校档案馆存档,其他文件按市保密局要求销毁。  

三、本规定自印发之日起施行,由学校办公室负责解释。

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