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沈阳工程学院办公室接待工作制度
2014-09-09 09:26     (点击: )

为了进一步规范学校办公室接待工作,树立良好形象,提高接待水平,特制定本制度。  

一、接待原则

1、对等接待原则。接待来宾时,要考虑到其身份、来访的性质以及双方关系等因素,安排身份相当的领导接待。  

2、对口接待原则。接待来宾时,要根据来宾的身份和工作部门安排相关部门对口接待。  

二、接待要求

1、诚恳热情。接待上级部门或是下级单位的来宾时,都要一视同仁、热情接待、诚恳帮助。  

2、注重礼仪。接待工作中要注重礼仪,做到仪表整洁、衣着得体,举止稳重端庄、从容大方,言语礼貌文雅。  

3、细致周到。接待工作中要多动脑,勤思考,综合考虑,注重细节,确保各项工作细致入微,有条不紊,不出差错。  

4、勤俭节约。接待工作要分清公私界限,遵守财务制度。要严格执行接待标准,厉行节约,勤俭务实,不搞形式主义,禁止铺张浪费。  

5、保守秘密。在重要的接待工作中,参与接触到一些机要事务、重要精神、秘密文件时,要注意保密,不得随意对外泄露。  

三、接待范围

学校办公室主要负责有校领导参加的接待工作和综合性接待工作,主要包括以下方面:  

1、上级领导及地方政府、企业单位领导来校视察;  

2、兄弟院校来访;  

3、涉及校内多个部门的综合性接待工作;  

4、大型专项接待工作。  

四、接待内容

1、会见。接待活动一般安排相应的会见。安排会见前要充分了解来宾的需求,做好相关工作。  

(1)根据来宾的身份和来访目的,按照对等接待原则,协调有关校领导和部门负责人参加会见。  

(2)根据来宾的要求合理安排会见时间及地点。  

(3)提前通知有关校领导和参会人员按时参加会议,必要时请其提前到会,并提醒携带有关物品及文件资料。  

(4)协调会务工作,通知有关部门准备会场,根据具体情况安排茶水、鲜花、水果、音响话筒、席位牌、多媒体设备、服务人员等。  

(5)根据具体情况准备会议材料,如会议日程、汇报材料、主宾双方身份介绍材料、简单文具及纪念品等。  

(6)协调做好有关宣传报道工作。  

2、住宿。如来宾有住宿需要,提前了解其住宿要求、起止时间和房间数量等并及时预定。重要来宾的房间酌情安排鲜花、水果等。  

3、餐饮。根据来宾的日程,安排适当的宴请和工作餐,做好其在校的餐饮安排。可根据客人的餐饮习惯安排就餐,注意外省来宾的饮食习惯和少数民族来宾的特殊饮食要求等。  

4、车辆。接待活动之前要掌握来宾到校和离校的具体时间,安排车辆接送,到校之后根据来宾的活动要求安排相应车辆。  

5、参观。根据来宾的要求,可安排相应的参观。参观时间要紧凑,内容要详实,能够展示学校的特色。参观过程中可请有关部门负责人现场介绍,并注意各参观点的衔接。需要安排来宾到校外参观的,可视实际情况做适当安排。  

五、工作流程

1、编报来访信息  

通过电话、传真、信函等途径接到来访信息时,要认真全面了解来宾人数、姓名、职务、性别,来访目的,抵、离时间及方式,接送站、住宿要求等,报办公室主任签批后上报有关校领导。  

2、制定接待方案  

重要接待工作要制定接待方案。工作人员将领导审定后的接待方案与来宾沟通,若有变化及时报告办公室主任和有关校领导。确定后的接待方案分别送参与接待的校领导、有关部门和来宾。  

3、开展接待工作  

根据接待方案开展接待工作。  

4、做好接待总结  

(1)接待完毕,根据有关规定及时结算接待费用,特别是专项接待工作,结束后要及时清理、汇总所有费用,专事专报。  

(2)做好接待工作文书资料的归档。收集整理接待方案、重要来宾的情况介绍、活动的新闻报道等,统一归档。 

六、接待标准

1、住宿  

(1)接待来宾时住宿一般安排在校内大学城宾馆,房间为标准间。若重要领导来访或来宾有特殊住宿要求,可安排在校外酒店,房间标准也可适当调整。  

(2)上级单位领导或其他重要来宾来校视察或访问,住宿费用由学校负责。兄弟单位领导来校访问,住宿费用自理。  

2、餐饮  

(1)接待来宾一般安排一次正式宴请,宴请地点可视情况安排在校内或校外酒店。除宴请外,其他就餐一般安排工作餐,地点原则上安排在校内大学城宾馆,可由相关部门负责人陪同,但要尽量控制陪餐人员人数。  

(2)校内就餐标准为:早餐10元/人,中、晚餐40元/人,接待重要来宾标准可适当提高。校外就餐标准视具体情况而定。  

七、本制度自印发之日起施行

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