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沈阳工程学院办公室会议室使用管理办法
2014-09-09 09:24     (点击: )

为了加强学校行政办公楼312会议室的管理,优化资源配置,提高使用效率,充分发挥会议室的作用,更好地为教学、科研等各方面工作服务,特制订本规定:  

一、行政办公楼312会议室由学校办公室统一管理,协调使用。

二、使用范围  

1、用于党委会、校长办公会和校领导主持的有关会议。  

2、学校领导召集的有关会议;  

3、学校组织承办的各类会议;  

4、中等规模(45人以内)的干部会议;  

5、经学校批准由职能部门召集的有关会议;  

6、经学校批准由各系部承办的校级以上各类会议。  

三、会议室日常管理  

1、会议室的日常管理由学校办公室行政秘书负责。  

2、学校办公室统一安排会议室的使用。  

3、综合办事员负责会议室日常卫生清扫工作。没有会议安排时,每周彻底清扫一次;每次会议之前清扫一次。  

4、会务服务。由办公室安排的会议,会务服务由学校办公室负责;其他部门承办的会议室,会务工作由承办部门派人负责。  

四、会议室使用申请  

1、党委会、校长办公会;校党委、行政安排的全校性会议;校领导参加的会见接待等活动,会议室由办公室负责安排。  

2、校内各部门需要使用会议室,须向学校办公室行政秘书预约申请(大型会议提前三天,一般会议提前一天),登记并经批准后方可安排使用。  

五、使用注意事项  

1、提前预约。不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。  

2、优先使用原则。各部门在使用会议室时间上发生冲突时,由学校办公室统一协调。若各部门预定的会议室与学校临时性重要会议所用发生冲突时,则全校性会议优先使用。  

3、爱护会议室环境。工作人员进入会议室时,通讯设备应调至静音状态;使用部门应爱护室内公用设施,小心使用,不得带出,如有损坏要照价赔偿;保持室内环境卫生,禁止吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸等。  

4、及时交接。会议室使用完毕后,使用部门应拆除横幅、会标,关闭所有电源及门窗,及时通知学校办公室行政秘书交接。  

5、对于不按规定使用会议室的部门,学校办公室将通报批评。  

六、本规定由学校办公室负责解释,自颁布之日起执行。  

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